Oleh : Pejabat Naib Canselor
Kecerdasan buatan (AI) kini semakin mudah diakses dan dimanfaatkan oleh pelbagai organisasi. Namun, dalam keghairahan meneroka teknologi ini, ada organisasi yang mengambil langkah terburu-buru dengan melabur dalam sistem AI, atas anggapan bahawa penggunaannya akan menjadikan operasi lebih pantas dan cekap secara automatik.
Hakikatnya, AI hanya mempercepatkan proses yang sedia ada. Jika proses kerja masih rumit dan tidak tersusun, penggunaan AI mungkin sekadar mempercepatkan kecelaruan tersebut, bukannya menyelesaikan masalah sebenar.
Justeru, sebelum memperkenalkan AI dalam sesuatu tugasan, kita perlu bertanya secara jujur: adakah tugasan tersebut benar-benar rumit, atau kita sendiri yang menjadikannya sukar kerana terlalu terikat dengan prosedur yang tidak lagi relevan?
Jawapannya terletak pada tiga langkah penting yang perlu dilaksanakan secara berurutan, iaitu ringkaskan, seragamkan dan automasikan.
Pertama, Ringkaskan Dahulu
Dalam sesebuah organisasi, proses kerja sering menjadi semakin kompleks tanpa kita sedari. Borang yang memerlukan terlalu banyak tandatangan, laporan yang masih disediakan secara manual, serta mesyuarat yang sekadar mengesahkan keputusan sedia ada merupakan antara contoh amalan yang wajar dinilai semula.
Setiap prosedur perlu mempunyai tujuan yang jelas dan memberikan nilai kepada organisasi. Sekiranya sesuatu langkah tidak lagi memberikan manfaat, tidak mempunyai keperluan yang munasabah atau sekadar menambahkan beban kerja, maka sudah tiba masanya langkah tersebut dipermudah atau dimansuhkan.
Tiada gunanya kita menggunakan AI untuk mempercepatkan sesuatu pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu dilakukan. Hal ini menuntut kita menilai proses kerja sedia ada.
Kemudian, Seragamkan
Selepas proses kerja dipermudah, langkah seterusnya ialah memastikan pelaksanaannya lebih tersusun dan seragam. Bayangkan apabila sepuluh orang melaksanakan tugasan yang sama menggunakan sepuluh kaedah berbeza. Keadaan ini bukan sahaja menyukarkan penyelarasan, malah menyebabkan mutu hasil kerja terlalu bergantung kepada individu yang melaksanakannya.
Penyeragaman membolehkan organisasi menyediakan templat yang jelas, menetapkan aliran kerja yang konsisten serta membentuk kefahaman bersama tentang hasil dan standard yang perlu dicapai. Langkah ini amat penting kerana keberkesanan AI turut bergantung pada kualiti maklumat, kejelasan arahan dan keseragaman proses yang digunakan.
Akhirnya, Automasikan
Apabila proses kerja telah diringkaskan dan diseragamkan, barulah penggunaan AI dapat memberikan manfaat yang lebih bermakna. Secara umum, perkembangan kecerdasan buatan boleh dilihat melalui lima peringkat, bermula dengan AI Generatif (Generative AI) yang berupaya menghasilkan kandungan seperti teks, imej dan analisis. Seterusnya ialah Agentic AI yang bukan sahaja memberikan cadangan, malah berupaya melaksanakan tugasan berdasarkan arahan dan matlamat yang ditetapkan.
Perkembangan ini diteruskan melalui AI Berbilang Agen (Multi-Agent AI), iaitu beberapa ejen AI yang bekerjasama untuk menyelesaikan tugasan yang lebih kompleks. Dua lagi peringkat yang sering dibincangkan ialah Kecerdasan Buatan Umum (Artificial General Intelligence – AGI), yang merujuk kepada kecerdasan buatan dengan keupayaan umum setanding manusia, serta Kecerdasan Super Buatan (Artificial Superintelligence – ASI), yang dijangka berpotensi melangkaui keupayaan kecerdasan manusia.
Walau bagaimanapun, AGI dan ASI masih belum dicapai. Perkembangan teknologi ini memperlihatkan potensi AI yang semakin luas, namun keberkesanan penggunaannya tetap memerlukan proses kerja yang jelas, tersusun dan terkawal. Kelima-lima peringkat perkembangan AI ini akan saya kupas dengan lebih lanjut dalam penulisan seterusnya kelak.
Langkah UTM: Sasaran 30 Peratus Tugasan Dibantu AI
Di Universiti Teknologi Malaysia (UTM), kita sedang mengambil langkah proaktif untuk memperluas penggunaan AI dalam pengurusan dan operasi universiti. Melalui Pejabat Kualiti dan Transformasi Digital (UTM DX), usaha sedang diteliti dan diselaraskan bagi membantu seluruh warga universiti memahami serta memanfaatkan Agen AI dalam pelaksanaan tugasan harian.
Sasaran UTM adalah untuk membolehkan sekurang-kurangnya 30 peratus tugasan dibantu atau dilaksanakan melalui AI, khususnya tugasan rutin dan berulang yang berpotensi diautomasikan. Sasaran ini bukan bertujuan untuk mengurangkan kepentingan atau peranan manusia dalam organisasi. Sebaliknya, kita mahu membebaskan warga kerja daripada beban tugasan rutin supaya lebih banyak masa dan tenaga dapat ditumpukan kepada pekerjaan yang benar-benar memerlukan kebijaksanaan, pertimbangan, kreativiti dan sentuhan kemanusiaan.
Dalam konteks universiti, ruang tersebut amat penting untuk memperkukuh tugas hakiki kita, iaitu mendidik, menyelidik, memberikan perkhidmatan kepada masyarakat dan memimpin perubahan. Kita mahu teknologi membantu manusia bekerja dengan lebih bijak, bukannya menjadikan manusia sekadar pelaksana kepada kehendak teknologi.
Faktor Manusia Tetap Menjadi Keutamaan
Walau sehebat mana sekalipun teknologi berkembang, faktor manusia tetap menjadi penentu kejayaan sesebuah organisasi. AI mampu memperkukuh keupayaan warga kerja yang berfikir secara kritis, berani menilai semula amalan sedia ada dan sentiasa mencari kaedah yang lebih baik untuk melaksanakan tanggungjawab.
Justeru, warga kerja perlu mempunyai keberanian untuk mempersoalkan prosedur yang tidak lagi relevan, mencadangkan penambahbaikan dan mengenal pasti tugasan yang boleh dipermudah melalui penggunaan AI. Pada masa yang sama, pemimpin organisasi perlu menyediakan ruang, memberikan kepercayaan dan menggalakkan budaya kerja yang terbuka kepada perubahan.
Transformasi digital tidak akan berjaya hanya dengan menyediakan teknologi baharu. Kejayaannya bergantung pada kesediaan manusia untuk mengubah cara berfikir, bekerja dan memberikan perkhidmatan.
Seruan kepada Seluruh Warga UTM
Saya ingin mengajak seluruh warga UTM untuk memulakan perubahan ini melalui langkah yang mudah tetapi bermakna. Pilih satu proses kerja dalam bulan ini. Teliti setiap langkah yang terlibat. Ringkaskan perkara yang berlebihan, seragamkan proses yang masih diperlukan dan kenal pasti ruang untuk mengautomasikannya menggunakan Agen AI.
Kemudian, ulangi pendekatan yang sama terhadap proses kerja yang lain. Jika amalan ini dilaksanakan secara konsisten, kita bukan sahaja mampu meningkatkan kecekapan operasi, malah dapat membina sebuah universiti yang lebih tangkas, responsif dan bersedia menghadapi cabaran masa hadapan.
Akhirnya, kita perlu memahami bahawa kepantasan bukanlah musuh kepada kualiti. Musuh sebenar ialah kerumitan yang tidak perlu, yang menghalang kita daripada bekerja dengan lebih cekap dan memberikan perkhidmatan yang lebih baik. Inilah perubahan yang ingin kita budayakan di UTM: ringkaskan, seragamkan dan automasikan, demi membina universiti yang lebih cekap, tangkas dan berteraskan nilai kemanusiaan.
Sumber : UTM NewsHub
